Biên bản họp Hội đồng quản trị

Biên bản họp Hội đồng quản trị là văn bản ghi lại toàn bộ diễn biến và nội dung của cuộc họp Hội đồng quản trị. Biên bản  và tài liệu sử dụng trong cuộc họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.

Cơ cấu tổ chức và quản trị của Công ty cổ phần bao gồm Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc (Tổng Giám đốc), trong đó Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.

Để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình, Hội đồng quản trị tổ chức họp định kỳ hoặc bất thường để ra các quyết định tập thể dựa trên cơ sở phiếu bầu. Mỗi cuộc họp như vậy, phải lập thành Biên bản họp hội đồng quản trị

Biên bản họp hội đồng quản trị có thể có những hình thức nào

Theo quy định, Biên bản họp hội đồng quản trị phải được lập thành biên bản, và có thể ghi âm và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác.

Điều đó có ý nghĩa rằng, hình thức văn bản là bắt buộc. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể lựa chọn bổ sung một số hình thức khác.

Về ngôn ngữ, Biên bản họp phải lập bằng tiếng Việt. Bên cạnh đó, Biên bản họp cũng có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài.

Như vậy, đối với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, thì Biên bản họp có được lập bằng Tiếng Việt và có thể lập thêm một bản bằng Tiếng mẹ đẻ của các nhà đầu tư hoặc ngôn ngữ khác, hoặc lập song ngữ…

Biên bản lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài có hiệu lực ngang nhau. Trường hợp có sự khác nhau về nội dung biên bản tiếng Việt và tiếng nước ngoài thì nội dung trong biên bản tiếng Việt có hiệu lực áp dụng.

Nội dung chính của Biên bản họp Hội đồng quản trị

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014, Biên bản họp Hội đồng quản trị phải có những nội dung chính sau đây:

Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;

Mục đích, chương trình và nội dung họp;

Thời gian, địa điểm họp;

Họ, tên từng thành viên dự họp hoặc người được ủy quyền dự họp và cách thức dự họp; họ, tên các thành viên không dự họp và lý do;

Các vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp;

Tóm tắt phát biểu ý kiến của từng thành viên dự họp theo trình tự diễn biến của cuộc họp;

Kết quả biểu quyết trong đó ghi rõ những thành viên tán thành, không tán thành và không có ý kiến;

Các vấn đề đã được thông qua;

Họ, tên, chữ ký chủ tọa và người ghi biên bản.

Chủ tọa và người ghi biên bản phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của nội dung biên bản họp HĐQT.

Vai trò của Biên bản họp Hội đồng quản trị

Biên bản họp Hội đồng quản trị thể hiện kết quả làm việc tập thể, và là bằng chứng về sự thể hiện hiện ý chí của các thành viên Hội đồng quản trị.

Bên cạnh đó, Biên bản họp HĐQT là cơ sở pháp lý để triển khai các hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Làm cơ sở để xác định trách nhiệm và quyền lợi của mỗi thành viên Hội đồng quản trị.

Thành viên Hội đồng quản trị bỏ phiếu phản đối những vấn đề biểu quyết tại Hội đồng quản trị sẽ không phải chịu trách nhiệm liên đới về vấn đề mà mình biểu quyết phản đổi.

Chủ tịch HĐQT có nghĩa vụ chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu phục vụ cuộc họp; triệu tập và chủ tọa cuộc họp Hội đồng quản trị.

Khi xét thấy cần thiết, Chủ tịch Hội đồng quản trị tuyển dụng thư ký công ty để hỗ trợ Hội đồng quản trị và Chủ tịch Hội đồng quản trị thực hiện các nghĩa vụ thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty. Bên cạnh sử dụng Luật sư tư vấn thuê ngoài, thì bộ phận pháp chế doanh nghiệp cũng có thể tham gia hỗ trợ làm thư ký Công ty. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp lớn thì vị trí thư ký sẽ tách biệt và độc lập với bộ phận pháp chế.

Chủ tịch Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm tổ chức thông qua nghị quyết của Hội đồng quản trị.

Cuộc họp Hội đồng quản trị được tiến hành khi có từ ba phần tư tổng số thành viên trở lên dự họp. Trường hợp cuộc họp được triệu tập theo quy định khoản này không đủ số thành viên dự họp theo quy định thì được triệu tập lần thứ hai trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, trừ trường hợp Điều lệ quy định thời hạn khác ngắn hơn. Trường hợp này, cuộc họp được tiến hành, nếu có hơn một nửa số thành viên Hội đồng quản trị dự họp.

Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định tỷ lệ khác cao hơn, nghị quyết của Hội đồng quản trị được thông qua nếu được đa số thành viên dự họp tán thành; trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch Hội đồng quản trị.

Mẫu Biên bản họp hội đồng quản trị

Quý vị có thể tham khảo mẫu Biên bản họp HĐQT theo đường link dưới đây. Lưu ý thay đổi nội dung họp và những thông tin khác một cách phù hợp.

Trong trường hợp có nhu cầu, bạn có thể sử dụng dịch vụ tư vấn pháp luật chuyên nghiệp tại Công ty Luật chúng tôi để đảm bảo Hội đồng quản trị hoạt động một cách hiệu quả nhất.

Mẫu Biên bản họp Hội đồng quản trị