Kỹ năng soạn thảo hợp đồng mua bán hàng hóa

Hợp đồng mua bán hàng hóa là loại hợp đồng phổ biến và chiếm tỷ lệ lớn nhất trong số các loại hợp đồng được ký kết và thực hiện trên thị trường hiện này.

Để có có thể soạn thảo hợp đồng mua bán hàng hóa tốt, cần lưu ý mấy điểm như sau:

1. Thứ nhất: Thẩm quyền, quyền năng của mỗi bên trong hợp đồng mua bán hàng hóa
   Bên bán phải là chủ sở hữu hàng hóa. Chỉ có thể chủ sở hữu hàng hóa mới có thể chuyển quyền sở hữu cho bên bán. Khi soạn thảo hợp đồng mua bán hàng hóa, chúng ta cần phải đặc biệt điều này để tránh hợp đồng bị vô hiệu. Nếu bên bán chỉ là người được ủy quyền bán hàng hóa thì đây không phải là hợp đồng mua bán hàng hóa mà có thể là một loại hợp đồng khác.
   Nếu hàng hóa là loại tài sản có giấy tờ đăng ký thì phải quy định rõ về nghĩa vụ xuất trình giấy tờ chứng minh quyền sở hữu trước khi giao hàng. Nếu hàng hóa là tài sản không buộc phải có giấy tờ đăng ký thì phải có cam kết của bên bán về quyền sở hữu của mình đối với hàng hóa.
   Không chỉ là chủ sở hữu, bên bán còn phải có quyền bán hàng hóa đó. Trong một số trường hợp, hàng hóa có thể đang bị cầm cố, thế chấp hoặc sử dụng làm tài sản bảo đảm cho nghĩa vụ khác thì chủ sở hữu sẽ bị hạn chế quyền định đoạt.
2. Thứ hai: Chuyển giao hàng hóa trong hợp đồng mua bán hàng hóa
   Việc giao hàng và nhận hàng là một quy định quan trọng trong hợp đồng mua bán hàng hóa nên cần được quy định rõ ràng và kĩ càng, có dự liệu những khả năng thực tế có thể xảy ra. Ví dụ: xử lý như thế nào nếu chậm giao hàng, người không có thẩm quyền giao hàng, giao hàng sớm hơn quy định, không nhận hàng, nhận hàng chậm, bàn giao khi nhận hàng, thiếu sót khi nhận hàng, ủy quyền nhận hàng, giao hàng cho ngườithứ ba chuyển chở …..
   Hành vi chuyển giao hàng hóa ở đây được hiểu là giao và nhận hàng hóa trên thực tế. Giao nhận hàng hóa có thể đi liền với bàn giao chứng từ hàng hóa hoặc không. Việc giao nhận hàng hóa cần được lập thành biên bản, do đó, các bên có thể chuyển biên bản giao nhận hàng hóa thành phụ lục hợp đồng.
3. Thứ ba: Chuyển giao quyền sở hữu trong hợp đồng mua bán hàng hóa
   Như đã nêu ở trên, hàng hóa giao dịch theo hợp đồng mua bán phải có sự dịch chuyển về quyền sở hữu. Việc chuyển giao quyền sở hữu sẽ ấn định đây là giao dịch mua bán hay giao dịch gửi giữ, thuê mướn ……
   Việc chuyển giao quyền sở hữu từ bên bán sang bên mua sẽ liên hệ mật thiết với việc chuyển giao rủi ro. Ví dụ: A bán cho B chiếc xe máy, và trong lúc chờ bàn giao cho B, thì bạn của A lấy xe đi thử và gây tai nạn chết người, thì A (vẫn là chủ sở hữu) sẽ phải chịu trách nhiệm theo pháp luật. Nhưng nếu A đã chuyển quyền sở hữu chiếc xe cho B, đã hoàn tất thủ tục thay tên đổi chủ, kể cả B chưa quản lý chiếc xe nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm về tai nạn chết người đó theo quy định.
4. Thứ tư: Chuyển giao rủi ro trong hợp đồng mua bán hàng hóa
   Hàng hóa có thể gắn liền với rủi ro. Rủi ro có thể xảy ra đối với chính hàng hóa đó (hư hỏng, mất mát, xuống cấp …) hoặc xảy ra với người, vật bên ngoài, nên cần phải được quy định một cách chặt chẽ nhằm đảm bảo luôn xác định được bên nào trong hợp đồng sẽ phải chịu trách nhiệm về rủi ro đó.
   Theo quy định tại Điều 162, Bộ Luật Dân sự 2015, thì chủ sở hữu phải chịu rủi ro về tài sản thuộc sở hữu của mình, trừ trường hợp có thỏa thuận khác hoặc Bộ luật Dân sự 2015, luật khác có liên quan quy định khác.
   Cũng theo quy định của Bộ Luật dân sự 2015, thì Bên bán chịu rủi ro đối với tài sản trước khi tài sản được giao cho bên mua, bên mua chịu rủi ro đối với tài sản kể từ thời điểm nhận tài sản, trừ trường hợp có thỏa thuận khác hoặc luật có quy định khác. Đối với hợp đồng mua bán tài sản mà pháp luật quy định tài sản đó phải đăng ký quyền sở hữu thì bên bán chịu rủi ro cho đến khi hoàn thành thủ tục đăng ký, bên mua chịu rủi ro kể từ thời điểm hoàn thành thủ tục đăng ký, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.
5. Thứ năm: Các điều khoản chính trong hợp đồng mua bán hàng hóa
    Chủ thể của hợp đồng
   Trong hợp đồng, cần ghi rõ thông tin của các bên như: tên các bên tham gia ký kết, địa chỉ trụ sở chính, tên, chức vụ của người đại diện theo pháp luật, mã số thuế, uỷ quyền cho người ký ……. Những thông tin này nên lấy từ những giấy tờ chính thức do cơ quan Nhà nước cấp, như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, ……………

Khi soạn thảo hợp đồng, cần tìm hiểu kỹ hoặc yêu cầu đối tác cung cấp thông tin tư cách chủ thể và có điều khoản cam kết về tính chính xác của thông tin, tài liệu cung cấp ….

• Về đối tượng mua bán
  Đối tượng mua bán là hàng hóa, và là điểm quan tâm chính của hai bên. Do đó, hàng hóa cần có sự mô tả một cách cụ thể, đầy đủ, rõ ràng. Tên gọi và mô tả của hàng hóa nên được sử dụng bằng thuật ngữ dễ hiểu, theo quy định của nhà sản xuất, có chú thích (nếu cần thiết), và thống nhất trong các tài liệu giao dịch khác.
  Số lượng, chất lượng hàng hóa có thể được quy định trong hợp đồng chính hoặc phụ lục hợp đồng. Đối với một số hợp đồng mua bán hàng hóa nguyên tắc, thì các thông số chính đều thể hiện qua mỗi đơn hàng (PO), nên trên hợp đồng chính chỉ đưa ra các nguyên tắc về việc xác định và thông báo, thỏa thuận lẫn nhau cho mỗi đơn hàng.
• Về giá cả mua bán
  Cần ghi rõ giá cả mua bán, tổng giá trị hợp đồng. Đối với hợp đồng mua bán hàng hóa nguyên tắc thì trên hợp đồng chính sẽ không có thông tin về tổng giá mua bán, nhưng các bên cũng có thể quy định về đơn giá hoặc nguyên tắc xác định giá cả mua bán, biên độ giao động giá ….. các bên nên quy định sẵn mẫu của PO để thuận tiện cho mỗi lần giao dịch về sau.
  Doanh nghiệp cần lưu ý đồng tiền thanh toán là Việt Nam đồng, trừ một số trường hợp được Nhà nước cho phép sử dụng ngoại hối trên lãnh thổ Việt Nam theo quy định tại Pháp lệnh ngoại hối.
  Phương thức và thời gian thanh toán
  Các bên được quyền chủ động tự đưa ra phương thức thanh toán (chuyển khoản hay tiền mặt). Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật trong lĩnh vực thuế thì những khoản tiền trên 20 triệu đồng bắt buộc phải chuyển khoản. Do đó, các bên cần lưu ý điều này để tránh bị cơ quan thuế gạch bỏ hóa đơn mua bán và truy thu thuế, xử phạt về thuế.
  Hợp đồng cần quy định rõ về lộ trình thanh toán, số tiền thanh toán mỗi đợt và hồ sơ thanh toán. Xử lý đối với trường hợp thanh toán chậm, thanh toán thừa, thanh toán thiếu …..
  Quy định về việc giao nhận hàng hóa: Như đề cập ở phần trên.
  Các bên cần lưu ý thêm về thời điểm, phương thức, người có thẩm quyền, xử lý trong trường hợp không giao hàng, giao hàng chậm, giao hàng thừa, giao hàng thiếu, không nhận hàng, nhận hàng không kịp thời, chi phí lưu kho do làm sai quy định giao hàng …..
• Tuyên bố và cam kết
  Các tuyên bố và cam kết của mỗi bên về quyền năng, thẩm quyền, tính chính xác của thông tin ……………..
  Thời hạn thực hiện hợp đồng:
  Trong hợp đồng cần quy định rõ thời điểm bắt đầu có hiệu lực và chấm dứt, hoặc những căn cứ phát sinh dẫn đến hợp đồng chấm dứt hiệu lực, gia hạn, gia hạn tự động ….. chấm dứt giữa chừng, đơn phương chấm dứt ……..
• Điều khoản giải quyết tranh chấp:
  Các bên cần quy định rõ về biện pháp xử lý khi xảy ra tranh chấp, cơ quan giải quyết tranh chấp, luật áp dụng khi xử lý tranh chấp (áp dụng đối hợp đồng có yếu tố nước ngoài).