Quản trị doanh nghiệp và một số lời khuyên của Luật sư!

Quản trị doanh nghiệp là gì? Nội hàm của hoạt động này như thế nào và doanh nghiệp cần tăng cường những yếu tố nào để hoạt động QTDN có hiệu quả? Xin mời các bạn cùng tham khảo bài viết sau đây của chúng tôi.

Quản trị doanh nghiệp là gì và các chức năng của quản trị doanh nghiệp

Quản trị doanh nghiệp là gì?

Theo Từ điển Tiếng Việt của Viện ngôn ngữ học (NXB Hồng Đức, 2019), thì “Quản trị là hoạt động quản lí và điều hành công việc thường ngày (thường về sản xuất, kinh doanh hoặc về sinh hoạt)”.

Như vậy, hoạt động QTDN gắn với các hoạt động điều hành hàng ngày. Vậy, sự khác nhau giữa lãnh đạo với QTDN là gì?

Cũng theo Từ điển Tiếng Việt nêu trên thì lãnh đạo là “Đề ra chủ trương, đường lối và tổ chức, động viên thực hiện”.

Như vậy, có thể hiểu rằng, lãnh đạo là hoạt động có hai nội hàm gồm: (i) đưa ra đường lối và chính sách, chủ trương chứ không phải là đưa ra các quyết định và chỉ thị trực tiếp hàng ngày như hoạt động quản trị; (ii) các nội dung lãnh đạo có tính chiến lược, lâu dài và không cụ thể, khác với hoạt động quản trị doanh nghiệp là đưa ra các quyết định có tính tức thời và hàng ngày.

Tuy nhiên, trong bộ môn về quản trị doanh nghiệp, các tài liệu không chỉ ra sự khác nhau và rạch ròi giữa quản trị và lãnh đạo doanh nghiệp. Do đó, có thể hiểu khái niệm QTDN là sự tổng hợp của cả khái niệm quản trị và khái niệm lãnh đạo.

Ở một cách hiểu khác, QTDN “Là tổng hợp những hoạt động được thực hiện nhằm đạt được những mục tiêu xác định thông qua sự nỗ lực sự thực hiện của những người khác trong doanh nghiệp”.

Các chức năng của quản trị doanh nghiệp

Quản trị trong doanh nghiệp phải đảm bảo được 4 chức năng cơ bản:

Chức năng kế hoạch và dự báo;

Chức năng tổ chức thực hiện;

Chức năng lãnh đạo, chỉ đạo;

Chức năng kiểm tra kiểm soát và ra các quyết định điều chỉnh.

Các chức năng này bắt buộc phải có mối quan hệ chặt chẽ trong một hệ thống quản trị thống nhất. Trong QTDN, các chức năng này cần được thực hiện một cách đồng bộ và phù hợp tạo ra sự cộng hưởng nhằm đảm bảo doanh nghiệp hoạt động liên tục và không ngừng phát triển, đạt được những mục tiêu chung đã đề ra.

Các nguyên tắc của quản trị doanh nghiệp

Theo Henri Fayol (1841 – 1925) người đã phát triển học thuyết chung về quản trị kinh doanh hay thường được biết với tên gọi là học thuyết Fayol (Fayolism), thì QTDN cần thực hiện theo các nguyên tắc như sau:

Chuyên môn hóa/Phân công hóa lao động nhằm thúc đẩy sự tập trung và hiệu quả trong công việc của người lao động và doanh nghiệp, đảm bảo công việc được hoàn thành nhanh chóng.

Thẩm quyền phải đi kèm với trách nhiệm tương ứng. Để làm tròn trách nhiệm thì thẩm quyền phải được cấp hợp lý, bao gồm cả quyền yêu cầu những cá nhân có liên quan cùng tham gia. Và trên hết người có quyền quyết định phải chịu trách nhiệm về quyết định mình đưa ra để tránh dẫn tới thói vô trách nhiệm và hậu quả xấu.

Kỷ luật. Kỷ luật bao gồm các tiêu chuẩn, thống nhất trong hành động, sự tuân thủ quy tắc và các giá trị, là yếu tố then chốt để một doanh nghiệp hoạt động trơn tru.

Thống nhất về mệnh lệnh. Nguyên tắc này có nghĩa là nhân viên chỉ được nhận mệnh lệnh từ một lãnh đạo mà thôi.. Bởi vì các nhà lãnh đạo ra có thể sẽ đưa ra những yêu cầu trái ngược nhau cho cùng một công việc khiến nhân viên rơi vào tình thế tiến thoái lưỡng nan.

Thống nhất về đường lối. Các nhóm làm việc có cùng mục tiêu nên làm việc dưới sự lãnh đạo của một người đứng đầu và có một kế hoạch thống nhất nhằm đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng, thuần nhất trong mọi hoạt động.

Lợi ích chung cần đặt lên trên hết. Nếu hiểu các nguyên tắc của Fayol được xây dựng với giả định mọi lợi ích và quyết định của tổ chức đều trung lập và có lý thì nguyên tắc này yêu cầu lợi ích của một nhân viên hay nhóm không được đặt cao hơn lợi ích chung của tổ chức. Và khi có sự khác biệt không thống nhất giữa lợi ích cá nhân và lợi ích chung thì nhiệm vụ của cấp quản trị là phải hòa giải hợp lý.

Thù lao. Mức thù lao cần phải công bằng và thỏa mãn cho cả nhân viên và chủ doanh nghiệp.

Tập trung hóa. Đây là nguyên tắc thiết yếu của mọi tổ chức và là hệ quả tất yếu của quá trình cơ cấu. Ngay cả ở trong những tổ chức có cấu trúc phẳng và quyền lực phân hóa vẫn tập trung vào tay một số người mà thôi.

“Xích lãnh đạo”. Mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên cũng như mệnh lệnh từ trên xuống dưới cần được đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, hợp lý, hai bên cùng hiểu, đảm bảo vận dụng linh hoạt, không cứng nhắc.

Trật tự. Mọi doanh nghiệp nên để cho mỗi nhân viên có chỗ đứng riêng, có bổn phận phù hợp với tổ chức, luôn cảm thấy tự tin và an toàn trong môi trường làm việc. Vật nào, người nào cũng có chỗ riêng của nó, cần phải đặt cho đúng vật nào, người nào vào chỗ nấy.

Sự công bằng. Sự công bằng và công lý nên thấm nhuần vào tư tưởng của tổ chức – cả trong nguyên tắc lẫn hành động nhằm tạo nên lòng trung thành và sự tận tụy của nhân viên đối với doanh nghiệp.

Ổn định nhiệm vụ. Các nhân viên cần có thời gian để thích ứng và thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất. Sự ổn định đảm bảo cho các hoạt động có mục tiêu rõ ràng và điều kiện để chuẩn bị chu đáo.

Sáng kiến. Ở mọi cấp bậc trong cơ cấu tổ chức, sự nhiệt huyết, nhiệt tình và cống hiến đều đến từ những người có cơ hội thể hiện những sáng kiến cá nhân của mình.

Tinh thần đoàn kết. Việc xây dựng và duy trì sự hòa hợp giữa các mối quan hệ trong công việc là vô cùng cần thiết. Sự thống nhất, sự đoàn kết nhất trí trong một doanh nghiệp sẽ mang lại những hiệu quả to lớn.

Cụ thể triển khai các nguyên tắc quản trị nêu trên vào thực tiễn của doanh nghiệp như thế nào, và doanh nghiệp cần có những tài liệu, văn bản nào để có thể áp dụng có hiệu quả các nguyên tắc đó vào thực tiễn, Quý doanh nghiệp có thể liên hệ với chúng tôi. Đội ngũ Luật sư tư vấn nhiều năm kinh nghiệm sẽ thực hiện việc tư vấn; đào tạo, huấn luyện ở tất cả các cấp lãnh từ cổ đông, bộ phận điều hành, lãnh đạo cấp trung và bộ phận cấp dưới; cũng như soạn thảo hệ thống quy chế, văn bản làm hành lang pháp lý cho việc triển khai hoạt động quản trị có hiệu quả, phù hợp với thực tế.

Cơ cấu bộ máy quản trị doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2020

Luật Doanh nghiệp 2020 có một số quy định về cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, là bộ phận thực hiện chức năng quản trị cấp cao trong doanh nghiệp như sau:

Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên có Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.

Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu được tổ chức quản lý và hoạt động theo một trong hai mô hình sau đây: (a) Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc; (b) Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.

Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do cá nhân làm chủ sở hữu có Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.

Đối với doanh nghiệp Nhà nước, Cơ quan đại diện chủ sở hữu quyết định tổ chức quản lý doanh nghiệp nhà nước dưới hình thức công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên theo một trong hai mô hình sau đây: (a) Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, Ban kiểm soát; (b) Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, Ban kiểm soát.

Đối với Công ty cổ phần, trừ trường hợp pháp luật về chứng khoán có quy định khác, công ty cổ phần có quyền lựa chọn tổ chức quản lý và hoạt động theo một trong hai mô hình sau đây:

a) Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty thì không bắt buộc phải có Ban kiểm soát;

b) Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp này ít nhất 20% số thành viên Hội đồng quản trị phải là thành viên độc lập và có Ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban kiểm toán quy định tại Điều lệ công ty hoặc quy chế hoạt động của Ủy ban kiểm toán do Hội đồng quản trị ban hành.

Trường hợp công ty chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trường hợp Điều lệ chưa có quy định thì Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trường hợp công ty có hơn một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc đương nhiên là người đại diện theo pháp luật của công ty.

Trong các cơ cấu nêu trên, Giám đốc (Tồng Giám đốc) đảm nhiệm chức năng quản trị doanh nghiệp, điều hành các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Hội đồng thành viên/ Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có tính lãnh đạo, chủ yếu đưa ra các quyết nghị có tính chiến lược và đưa ra các quyết định ảnh hưởng dài hạn, quan trọng nhất đối với doanh nghiệp.

Lời khuyên của Luật sư đối với hoạt động quản trị doanh nghiệp

Trong quá trình hành nghề, các Luật sư tư vấn của chúng tôi đúc rút được một số kinh nghiệm về QTDN như sau:

Thứ nhất: Tránh việc không phân định rõ chức năng quản trị và chức năng lãnh đạo.

Sự phân định giữa chức năng quản trị và chức năng lãnh đạo không chỉ dừng lại ở khái niệm học thuật mà còn là cách thức để đảm bảo hoạt động QTDN đạt được các mục tiêu đề ra.

Hoạt động lãnh đạo phải do các chủ sở hữu/ đại diện của chủ sở hữu đề ra. Chỉ có các cổ đông/ thành viên góp vốn mới có quyền quyết định những vấn đề thuộc về vận mệnh của doanh nghiệp và đường hướng mà doanh nghiệp cần đi theo. Hoạt động lãnh đạo phải đưa ra được những vấn đề “dĩ bất biến”, là những vấn đề có ảnh hưởng đến lợi ích cốt lõi, chiến lược của cổ đông/ thành viên góp vốn.

Hoạt động quản trị có tính thừa hành các quyết định của lãnh đạo đưa ra trong hoạt động sản xuất và kinh doanh hàng ngày. Hoạt động quản trị có thể “ứng vạn biến” miễn là không trái với những nguyên tắc bất biến mà bộ phận lãnh đạo đưa ra. Các quyết định quản trị có thể được đưa ra bởi người điều hành hàng ngày của doanh nghiệp, mà người đó có thể không phải là cổ đông/ thành viên của doanh nghiệp.

Chúng tôi nhận được nhiều phản hồi từ doanh nghiệp đại ý rằng “chúng tôi là doanh nghiệp nhỏ, rất nhỏ thì cần gì phải phân biệt rõ lãnh đạo với quản trị”. Tuy nhiên, điều đó không hoàn toàn chính xác. Bất kỳ tổ chức nào, ở quy mô nào, thì cũng đều phải có hoạt động quản trị và lãnh đạo. Các quyết định lãnh đạo và quản trị có thể được đưa ra bởi một người/ nhóm người, nhưng nội dung của nó cần có sự phân biệt rạch ròi với nhau, bởi nó hoàn toàn khác nhau về nội dung, cách thức triển khai, người thực hiện và ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp và hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Thứ hai: Tránh quản trị doanh nghiệp bằng miệng và cảm tính

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có xu hướng quản trị doanh nghiệp bằng lời nói, bằng chỉ đạo cá nhân của người có chức vụ. Tuy nhiên, đó là một cách thức sai lầm có thể dẫn tới làm giảm hiệu quả của hoạt động quản trị.

Việc đưa ra các quyết định quản trị không chỉ để phục vụ cho hành động của người đưa ra quyết định quản trị mà còn để phố biến tới tất cả các bộ phận của doanh nghiệp. Để tránh tam sao thất bản hoặc đầu voi đuôi chuột, thiếu bằng chứng … thì việc có một quyết định quản trị bằng văn bản là hết sức quan trọng.

Các quyết định quản trị bằng văn bản đó có thể là Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông/ Hội đồng thành viên, của Hội đồng quản trị hay Giám đốc (Tổng giám đốc).

Sự truyền tải ý chí của người có thẩm quyền quản trị doanh nghiệp cần thiết phải được văn bản hóa và đảm bảo đưa xuống các cấp thực hiện một cách nguyên vẹn, đầy đủ và tường minh.

Các quyết định quản trị có xu hướng cảm tính theo ý chí của người quản trị, mà không tuân theo các quy tắc về quản trị sẽ dẫn đến rối loạn nhân tâm, đảo lộn trật tự bình thường của doanh nghiệp. Để thay đổi, đòi hỏi sự nỗ lực rất lớn của chủ doanh nghiệp và người quản trị, trong đó việc rèn luyện các kĩ năng quản trị và áp dụng các công cụ quản trị là hết sức quan trọng. Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng được các công cụ quản trị một cách thực tế và hiệu quả.

Chẳng hạn, Giám đốc thiếu thiện cảm với một cán bộ cấp trưởng phòng và muốn phê bình người này, nhưng căn cứ vào đầu?. Căn cứ vào hệ thống KPI để đánh giá hiệu quả công việc hay căn cứ vào cảm nhận trực quan của Giám đốc?

Thứ ba: Không có văn bản về quản trị doanh nghiệp

Rất nhiều doanh nghiệp không có hệ thống văn bản về quản trị doanh nghiệp, bao gồm các tài liệu tối thiểu như: Điều lệ; Nội quy lao động; quy chế tài chính; quy chế công tác; quy chế an toàn vệ sinh lao động; thỏa ước lao động tập thể …

Các văn bản nêu trên không chỉ là đòi hỏi bắt buộc theo quy định của pháp luật, mà còn là tài liệu bắt buộc để có thể đảm bảo hiệu quả hoạt động quản trị doanh nghiệp.

Các quy chế nêu trên tạo nên khuôn phép, quy tắc ứng xử và làm việc hàng ngày áp dụng đối với toàn thể cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp. Các quy chế đó cũng là cơ sở để khen thưởng, kỷ luật hoặc thực hiện các hoạt động quản trị khác.